Sąskaitų kūrimas, nustatymai ir siuntimas
Pardavimo, pirkimo ir kreditinės sąskaitos, jūsų šablonai ir patogus siuntimas klientams.
Sąskaitos nuo paruošimo iki siuntimo
Sąskaitos nuo paruošimo iki siuntimoKlientas, paslaugos ir sumos.
Viena aiški sąskaitos forma.
Išrašykite sąskaitą naudodami išsaugotus kliento duomenis. Pritaikykite nuolaidą, peržiūrėkite PDF ir išsiųskite jį iš tos pačios vietos.
Pradėkite nuo pardavimo ar pirkimo dokumento. Sąskaitos formoje matote, iš ko susideda galutinė suma, o išsaugotą dokumentą vėliau rasite sąraše.
Rekvizitų nereikia perrašyti
Pasirinkite klientą, prekes ir paslaugas iš savo sąrašų.
Nuo formos iki kliento el. pašto
PDF, peržiūros nuoroda ir siuntimas pasiekiami prie dokumento.
Nauja pardavimo sąskaita| Pavadinimas | Kiekis | Kaina | Nuolaida | Suma |
|---|---|---|---|---|
| Konsultacija | 1 | 100,00 € | 10 % | 90,00 € |
Veiklos logotipas ir rekvizitaipateikiami pasirinktoje PDF formoje.
- Suma be PVM
- 90,00 €
- PVM 21 %
- 18,90 €
- Iš viso
- 108,90 €
SF000125.pdf
100,00 € − 10 % = 90,00 € · PVM 18,90 € · klientui 108,90 €01 · Paruošimas
6 žingsniai nuo kliento iki išsiųsto PDF
Kiekvienas numeris atitinka aukščiau parodytą formos dalį. Duomenų paruošimas, dokumento pateikimas ir siuntimas susijungia į vieną procesą.
Kliento rekvizitai
Klientą pasirinkite vieną kartą – jo duomenys užpildomi sąskaitoje.
Išsaugotas kliento pavadinimas ir rekvizitai padeda paruošti dokumentą neperrašant tų pačių laukų. Naują klientą galite pridėti ir pačioje sąskaitos formoje.
- Turimas klientas. Pasirinkus klientą iš paieškos, panaudojami išsaugoti jo rekvizitai.
- Naujas pirkėjas. Iš tos pačios formos atverkite kliento sukūrimą ir nurodykite įmonės arba fizinio asmens duomenis.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Lauke „Klientas“ pradėkite rašyti pavadinimą arba kodą ir pasirinkite siūlomą klientą iš sąrašo.
- Jei kliento nėra, paspauskite formoje esančią nuorodą „susikurti“ ir užpildykite pirkėjo įmonės pavadinimą bei kodą arba vardą ir pavardę.
- Patikslinkite PVM kodą, adresą, šalį ir el. paštą, jei dokumentui jų reikia; grįžę į sąskaitą patikrinkite pasirinktą pirkėją.
- Norėdami pakeisti pasirinktą klientą naudokite „Keisti klientą“, o jo kortelę taisykite per „Redaguoti“.
Prekės ir paslaugos
Sąskaitos eilutes užpildykite iš išsaugoto sąrašo arba įrašykite naują prekę ar paslaugą.
Kiekvienoje eilutėje nurodykite, ką parduodate, kiekį ir kainą. Turimas prekes galima pasirinkti ir iš sandėlio – nebereikia kas kartą kurti viso aprašymo.
- Pakartotinis panaudojimas. Pasirinkite anksčiau išsaugotą prekę ar paslaugą.
- Konkreti pardavimo suma. Patikrinkite kiekį, vieneto kainą ir eilutei taikomą PVM.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Prekės ar paslaugos pavadinimo lauke įrašykite aprašymą arba iš paieškos pasirinkite anksčiau išsaugotą įrašą.
- Kiekvienai eilutei nurodykite kiekį, matavimo vienetą ir vieneto kainą. Pasirinkite, ar kainą vedate be PVM, ar su PVM.
- Eilutės nustatymuose patikrinkite tipą „Prekė“ arba „Paslauga“, jai taikomą PVM ir nuolaidą.
- Pridėkite likusias eilutes, sutikrinkite jų sumas ir dokumento apačioje esančią bendrą sumą, tada išsaugokite.
Nuolaidos ir PVM
Pritaikykite nuolaidą ir PVM ten, kur jų reikia – konkrečiai eilutei arba sąskaitai.
Sumas tikrinkite sąskaitos formoje. Pavyzdžiui, 100,00 € sumai be PVM pritaikius 10 % nuolaidą lieka 90,00 €, o su 21 % PVM – 108,90 €.
- Eilutės tarifas. Prie prekės ar paslaugos pasirinkite jai tinkamą PVM.
- Nuolaidos apimtis. Pasirinkite atskirą eilutę arba visą dokumentą ir patikrinkite galutinę sumą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Įveskite eilutės kiekį bei kainą ir formos viršuje patikrinkite lauką „PVM (%)“. Atskiros eilutės nustatymuose parinkite jos tarifą arba „Netaikyti PVM“.
- Nuolaidai vienai eilutei išskleiskite jos nustatymus. Visai sąskaitai naudokite apačioje esantį lauką „Nuolaida“.
- Šalia nuolaidos reikšmės pasirinkite „%“ arba sumos variantą ir įrašykite dydį.
- Patikrinkite „Užsakymo suma“, „PVM suma“ ir „Bendra suma (su PVM)“, tada išsaugokite dokumentą.
Logotipai ir rekvizitai
Paruoškite sąskaitą su savo įmonės tapatybe ir dokumentui reikalingais rekvizitais.
Įkeltas veiklos logotipas naudojamas sąskaitose. Kai vienam dokumentui reikia kitokios informacijos, jo formoje galite patikslinti individualius rekvizitus.
- Įmonės logotipas. Įkelkite pagrindinį ženklą veiklos nustatymuose.
- Dokumento pritaikymas. Konkrečios sąskaitos rekvizitus patikrinkite prieš pateikdami ją klientui.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Atverkite pasirinktos veiklos nustatymus ir skirtuką „Logotipas“, kuriame įkelkite įmonės ženklo failą.
- Skirtuke „Rekvizitai“ patikrinkite adresą, telefono numerį, el. paštą ir banko sąskaitas; veiklos pavadinimą bei kodą tikrinkite skirtuke „Veikla“.
- Išsaugokite pakeitimus ir atverkite savo sąskaitos PDF, kad patikrintumėte logotipą bei pardavėjo duomenis.
- Jei kitokių rekvizitų reikia tik vienam dokumentui, keiskite jo formos skirtuką „Rekvizitai“.
PDF ir peržiūros nuoroda
Pateikite klientui atsisiunčiamą PDF arba nuorodą į dokumento peržiūrą.
Dokumentą galima peržiūrėti prieš išsiunčiant. Vieša nuoroda leidžia gavėjui pasiekti sąskaitą ir atsisiųsti jos kopiją, todėl turite daugiau nei vieną pateikimo būdą.
- PDF dokumentas. Atsisiųskite ir išsaugokite paruoštą sąskaitą.
- Peržiūra pagal nuorodą. Prie sąskaitos veiksmų raskite viešą nuorodą ir perduokite gavėjui.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sąraše paspauskite norimos sąskaitos eilutę, kad atvertumėte jos informaciją.
- PDF atsisiųskite per sąskaitos veiksmą „Atsisiųsti sąskaitą“ ir patikrinkite klientą, rekvizitus, eilutes bei sumas.
- Išskleistoje informacijoje raskite „Nuoroda į dokumentą“; paspauskite jos lauką arba šalia esančią kopijavimo ikoną.
- Nukopijuotą nuorodą perduokite gavėjui, kuriam norite pateikti šį dokumentą.
Siuntimas el. paštu
Sąskaitą ir jos priedus išsiųskite klientui iš tos pačios vietos.
Prie dokumento galite stebėti laiško gavimą ir atidarymą. Tai padeda suprasti, ar klientui pateikta sąskaita pasiekė gavėją, neieškant jos atskiroje pašto programoje.
- Gavėjai ir laiškas. Adresus atskirkite kableliais, sutikrinkite temą bei tekstą; susietų PPK, KPO ir KIO dokumentų PDF pridedami automatiškai.
- Siuntimo istorija. Prie dokumento peržiūrėkite užfiksuotą laiško pristatymą ir atidarymą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Išskleiskite sąskaitą ir paspauskite „Siųsti el.paštu“.
- Lauke „Gavėjų el. pašto adresai“ patikrinkite adresus; kelis gavėjus atskirkite kableliais.
- Pasirinkite laiško tipą „Sąskaitos faktūros siuntimas“, sutikrinkite temą bei tekstą ir paspauskite „Išsiųsti sąskaitą“.
- Sąskaitos informacijoje vėliau peržiūrėkite siuntimo istoriją ir gavimo bei atidarymo žymas.
02 · Dokumentų tipai
Kiekvienai operacijai – tinkamas dokumentas
Pardavimo sąskaita skirta klientui, pirkimo dokumentas – tiekėjo duomenims, kreditinė – ankstesnio pardavimo korekcijai.
Pardavimo sąskaitos
Išrašykite klientui sąskaitą už parduotas prekes arba suteiktas paslaugas.
MB Pavyzdys
Vienoje formoje pasirinkite klientą, įrašykite pardavimo eilutes ir sumas. Paruoštą dokumentą rasite sąskaitų sąraše, iš kurio galėsite jį peržiūrėti, atsisiųsti arba siųsti klientui.
- Duomenys iš sąrašų. Panaudokite išsaugotą klientą, prekes ir paslaugas.
- Dokumentas klientui. Pasirinkite tinkamą tipą, patikrinkite PVM ir galutinį PDF.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Lauke „Tipas“ pasirinkite sąskaitą faktūrą arba išankstinę sąskaitą; sąskaitos PVM pavadinimas priklauso nuo veiklos tipo.
- Pasirinkite klientą iš paieškos, patikrinkite seriją, numerį, dokumento datą ir apmokėjimo terminą.
- Pridėkite prekes ar paslaugas, kiekius, matavimo vienetus bei kainas; sutikrinkite PVM, nuolaidas ir valiutą.
- Išsaugokite dokumentą. Sąraše jį išskleiskite ir atsisiųskite PDF arba pasirinkite „Siųsti el.paštu“.
Pirkimo sąskaitos
Tiekėjų dokumentus saugokite šalia pardavimų, kad pirkimų duomenys būtų vienoje sistemoje.
UAB Tiekėjas
Pirkimo duomenis įveskite formoje arba pradėkite nuo DI nuskaityto failo. Prieš išsaugodami patikrinkite tiekėją, dokumento numerį, datą ir sumas.
- Sąskaita iš tiekėjo. Registruokite gautą pirkimo dokumentą.
- Čekio išlaidos. Čekius registruokite sąnaudų forma arba naudokite DI nuskaitymą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Atverkite „Sąnaudos“. Paprastesniam įrašui rinkitės „Pridėti greitai“, o dokumentui su išsamiomis eilutėmis – „Pridėti detaliai“.
- Pasirinkite tiekėją, nurodykite gautos sąskaitos seriją, numerį, datą ir valiutą.
- Įrašykite prekių ar paslaugų sumas bei PVM; detaliame variante patikrinkite eilutes ir jų kiekius.
- Jei pradedate nuo „Iš failo“, įkelkite dokumentą, palaukite jo nuskaitymo ir atvertame įraše patikrinkite atpažintus duomenis.
- Išsaugokite įrašą ir sąnaudų sąraše sutikrinkite tiekėją, numerį bei bendrą sumą.
Kreditinės sąskaitos
Paruoškite dokumentą grąžinimui arba ankstesnio pardavimo koregavimui.
MB Pavyzdys
Sąskaitos formoje pasirinkite kreditinį tipą ir užpildykite tikslinamus duomenis. Taip korekcija pateikiama atskiru dokumentu, kurį galima peržiūrėti ir perduoti klientui.
- Tinkamas tipas. Rinkitės kreditinę sąskaitą faktūrą arba kreditinę PVM sąskaitą faktūrą.
- Tikslinamos sumos. Įrašykite grąžinamas prekes ar koreguojamas paslaugas ir sutikrinkite rezultatą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Naujo dokumento lauke „Tipas“ pasirinkite „Kreditinė sąskaita faktūra“ arba veiklos PVM variantą.
- Pasirinkite klientą, patikrinkite kreditinio dokumento seriją, numerį ir datą.
- Įrašykite grąžinamų prekių ar koreguojamų paslaugų eilutes ir korekcijos sumas; pastabose nurodykite, ką tikslinate.
- Sutikrinkite ženklus, PVM ir galutinę sumą, išsaugokite bei atverkite PDF prieš pateikdami klientui.
03 · Duomenų pernaudojimas
Duomenis paruoškite vieną kartą
Pasikartojantis darbas turi kelis kelius: suplanuotas formavimas, ankstesnio dokumento kopija arba pakartotinai naudojamas šablonas.
| Paslauga | Be PVM |
|---|---|
| Nuoma | 100,00 € |
100,00 € + PVM 21,00 € = 121,00 € kiekviename dokumente
Pavyzdiniai duomenys · parodytas konkretus funkcijos veikimas
Periodinės sąskaitos
Pasikartojančias sąskaitas nuomai ar abonementams paruoškite vieną kartą.
Nustatykite, kokio tipo dokumentą, kuriam klientui ir kokiu intervalu paruošti. Sistema iš aktyvios periodinės taisyklės kuria naują pasirinkto tipo dokumentą; gavėją ir siuntimo nustatymą nurodykite iš anksto.
- Kartojimo variantai. Kas savaitę, kas mėnesį, kas 2 mėnesius, kas ketvirtį, kas metus arba paskutinei mėnesio dienai.
- Tipas išlieka pasirinktas. Periodinė išankstinė taisyklė formuoja išankstines, periodinė sąskaita faktūra – sąskaitas faktūras. Naujo dokumento apmokėta suma pradedama nuo nulio.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Skirtuke „Periodiškumas“ įrašykite taisyklės pavadinimą, „Pirmą sąskaitą išrašyti“ datą bei laiką ir „Pabaigos data“ reikšmę formatu YYYY-MM-DD HH:MM.
- Pasirinkite „Periodiškumas“ ir nurodykite „Apmokėti per X dienų“: šis skaičius nustato kiekvieno sukurto dokumento apmokėjimo terminą.
- Skirtuke „Sąskaita“ pasirinkite periodinį dokumento tipą, klientą, seriją, prekes ar paslaugas, kiekius, kainas, PVM ir valiutą.
- Jei dokumentus reikia siųsti klientui, pažymėkite „Išsiųsti šį dokumentą klientui el.paštu išsaugojus“ ir patikrinkite gavėjo adresą.
- Išsaugokite taisyklę ir „Periodinės“ sąraše peržiūrėkite pagal ją sukurtus dokumentus. Esamos taisyklės „Paskutinio išrašymo data“ keiskite tik žinodami, nuo kada turi būti skaičiuojamas intervalas.
Kopijavimas ir duomenų pernaudojimas
Panašiai sąskaitai sukurti pradėkite nuo turimo dokumento kopijos.
MB Pavyzdys
MB Pavyzdys
Kliento duomenys ir eilutės tampa naujo dokumento pagrindu. Pakeiskite tik naujam pardavimui reikalingą informaciją – datą, kiekį, kainą ar kitus laukus.
- Ankstesnės sąskaitos pagrindas. Sąskaitų sąraše pasirinkite kopijavimo veiksmą.
- Naujo pardavimo patikra. Peržiūrėkite perkeltus duomenis ir išsaugokite naują dokumentą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Prie tinkamos ankstesnės sąskaitos atverkite veiksmų meniu ir pasirinkite „Kopijuoti sąskaitą“.
- Naujoje formoje patikrinkite perkelto kliento duomenis, tipą, seriją bei naują numerį.
- Nustatykite naujo dokumento datą ir apmokėjimo terminą; pakeiskite tik reikalingas eilutes, kiekius bei kainas.
- Sutikrinkite galutinę sumą ir išsaugokite naują dokumentą.
Sąskaitos šablonas pakartotiniam naudojimui
Išsaugokite pasikartojantį klientą ir eilutes kaip šabloną, iš kurio paruošite naują dokumentą.
Patikrinkite numerį, datą bei sumas ir išsaugokite.
Šablone laikomi pakartotinai naudojami sąskaitos duomenys. Kitą kartą nukopijuokite šabloną, pasirinkite norimą dokumento tipą ir patikrinkite naują datą, numerį bei sumas.
- Išsaugotas pagrindas. Skiltyje „Šablonai“ paruoškite klientą ir pasikartojančias prekių ar paslaugų eilutes.
- Nauja sąskaita iš kopijos. Pasirinkite „Kopijuoti šabloną“, pakeiskite tipą ir išsaugokite naują dokumentą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Atverkite „Šablonai“ ir paspauskite „Pridėti sąskaitos šabloną“. Formoje patikrinkite tipą „Šablonas“.
- Pasirinkite klientą ir įrašykite pakartotinai naudojamas prekes ar paslaugas, kiekius bei kainas; išsaugokite šabloną.
- Kai reikia sąskaitos, prie šablono pasirinkite „Kopijuoti šabloną“.
- Kopijos formoje pakeiskite „Tipas“ į norimą dokumentą, patikrinkite jo seriją, numerį, datą, terminą bei sumas ir išsaugokite.
04 · Sumų valdymas
Aišku, iš ko susideda galutinė suma
Sąskaitos forma parodo ne tik bendrą sumą. Matykite nuolaidos poveikį, patikslinkite apvalinimą ir pasirinkite dokumento valiutą.
Pavyzdiniai duomenys · parodytas konkretus funkcijos veikimas
Eilutės arba visos sąskaitos nuolaida
Nuolaidą pritaikykite vienai prekei ar paslaugai arba visam pardavimui.
Galite nurodyti nuolaidos procentą arba konkrečią sumą. Formoje patikrinkite, kaip pasikeičia suma be PVM, apskaičiuotas PVM ir galutinė mokėtina suma.
- Nuolaida procentais. 100,00 € eilutei pritaikius 10 % lieka 90,00 € be PVM.
- Nuolaida suma. Įrašykite sutartą nuolaidos sumą pasirinktoje dokumento dalyje.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Vienos eilutės nuolaidai atverkite tos prekės ar paslaugos nustatymus; bendram sumažinimui naudokite po eilutėmis esantį „Nuolaida“ lauką.
- Įrašykite nuolaidos dydį ir šalia pasirinkite „%“ arba sumos variantą.
- Pavyzdžiui, 100,00 € sumai be PVM įrašius 10 % nuolaidą patikrinkite 90,00 € sumą be PVM.
- Sutikrinkite PVM bei „Bendra suma (su PVM)“ ir išsaugokite dokumentą.
PVM ir bendros sumos koregavimas
Suderinkite dokumento sumas, kai dėl apvalinimo lieka vieno cento skirtumas.
Patikslinta 0,01 € apvalinimo paklaida
Sąskaitos formoje galima pakoreguoti apskaičiuotą PVM arba bendrą prekių sumą. Tai padeda sutikrinti rezultatą su reikiama galutine dokumento suma.
- Palyginkite rezultatą. Patikrinkite skirtumą tarp apskaičiuotos ir reikalingos sumos.
- Patikslinkite apvalinimą. Koreguokite reikiamą sumą ir peržiūrėkite galutinį PDF.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Užpildykite ir sutikrinkite prekių bei paslaugų eilutes, jų PVM ir nuolaidas.
- Apačioje palyginkite laukus „Užsakymo suma“, „PVM suma“ ir „Bendra suma (su PVM)“ su reikalingomis dokumento sumomis.
- Jei dėl apvalinimo reikia patikslinimo, įrašykite reikšmę į atitinkamą sumos lauką. Pakoregavus PVM patikrinkite perskaičiuotą bendrą sumą.
- Išsaugokite ir atsisiųstame PDF sutikrinkite tiek sumas, tiek eilutes.
Sąskaitos kitomis valiutomis
Klientui pateikite sąskaitą pasirinkta valiuta, o apskaitoje vertinkite perskaičiuotus duomenis.
MB Pavyzdys
Dokumento valiutą parenkate sąskaitos formoje. Ji nurodoma sąskaitoje, o sistemos valiutų perskaičiavimas padeda duomenis panaudoti bendrose ataskaitose.
- Valiuta dokumente. Patikrinkite, kokia valiuta įvestos kainos ir galutinė suma.
- Bendra apskaitos peržiūra. Ataskaitose sutikrinkite sistemos perskaičiuotas sumas.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Lauke „Valiuta“ pasirinkite dokumento valiutą: EUR, USD, RUB, GBP, SEK, DKK, PLN, NOK, AUD arba LTL.
- Eilučių kainas įveskite pasirinkta valiuta; patikrinkite kiekį, PVM ir galutinę sumą.
- Išsaugokite dokumentą ir PDF sutikrinkite jo valiutą.
- Bendroje ataskaitoje patikrinkite ataskaitos valiutą ir perskaičiuotas sumas – jos atskiros nuo dokumento originalios sumos.
Šablonai ir kalbos
Sąskaitos išvaizdą ir kalbą pritaikykite savo veiklai bei gavėjui.
SF000125
SF000125
Kalbinį variantą pasirinkite kartu su šablonu.
Veiklos pasirinktas PDF išvaizdos šablonas naudojamas kaip numatytasis. Kalbiniai „Modernus“ variantai pateikia dokumento žymas pasirinkta kalba; konkrečiai sąskaitai galite parinkti kitą išvaizdą.
- Numatytasis pasirinkimas. Vieną šabloną priskirkite veiklai.
- Išimtis vienam dokumentui. Kitą šabloną pasirinkite atskiros sąskaitos nustatymuose.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sąskaitų puslapyje paspauskite „Nustatymai“ ir atverkite skirtuką „Šablonai“.
- Pasirinkite dokumento išvaizdos pavyzdį, pavyzdžiui, „Modernus“ arba „Šviesus“. Kalba parenkama kartu su kalbiniu šablonu, pavyzdžiui, „Modernus (EN)“.
- Išsaugokite veiklos pasirinkimą, kuris bus naudojamas kaip numatytasis.
- Tik vienam dokumentui kitą išvaizdą parinkite sąskaitos formos „Nustatymai“ dalyje „Šablonai“; po išsaugojimo peržiūrėkite PDF.
05 · Dokumento išvaizda
Klientas gauna jūsų veiklą atspindintį dokumentą
Logotipas, konkretaus dokumento rekvizitai ir pasirinktas PDF pateikimas padeda perduoti klientui būtent jam skirtą informaciją.
Keli logotipai ir reklaminiai vaizdai
Sąskaitoje pateikite įmonės ženklą ir papildomus jūsų veiklai reikalingus vaizdus.
Vaizdas dokumento apačioje
Veiklos nustatymuose įkelkite pagrindinį bei papildomus logotipus arba reklaminius paveikslėlius. Paruoštame PDF matysite, kaip jie įkomponuoti pasirinktame šablone.
- Pagrindinis ženklas. Logotipą įkelkite tam skirtame veiklos nustatymų lauke.
- Papildomi vaizdai. Kitus įmonės ženklus ir reklaminius vaizdus pridėkite skiltyje „Logotipai“.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Skirtuke „Logotipas“ įkelkite pagrindinį veiklos ženklą.
- Skirtuke „Logotipai“ atverkite papildomų paveikslėlių įkėlimo sritį ir pridėkite reikalingus ženklus ar reklaminius vaizdus.
- Išsaugokite nustatymus ir peržiūrėkite sąskaitos PDF su pasirinktu išvaizdos šablonu.
- Jei vaizdas netelpa ar atrodo neryškus, paruoškite tinkamų proporcijų failą ir pakeiskite jį toje pačioje įkėlimo srityje.
Individualūs sąskaitos rekvizitai
Vienam dokumentui pateikite kitokią informaciją nei numatyta įprastuose veiklos nustatymuose.
MB Pavyzdys
Sąskaitos formos rekvizitų dalyje nurodykite būtent tam dokumentui reikalingus duomenis. Prieš siųsdami patikrinkite, kokia informacija pateikiama galutiniame PDF.
- Pritaikymas dokumentui. Keiskite konkrečios sąskaitos rekvizitus jos formoje.
- Patikra prieš siuntimą. Peržiūrėkite pardavėjo duomenis taip, kaip juos matys gavėjas.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sąskaitos formoje atverkite „Rekvizitai“.
- Dalyje „Dokumente matomi rekvizitai“ keiskite tik šiam dokumentui reikalingą veiklos pavadinimą, veiklos kodą, PVM kodą ar išrašiusio asmens vardą bei pavardę.
- Dalyje „Dokumente matomi kontaktai“ prireikus patikslinkite el. paštą, telefoną, banko sąskaitas, adresą ir sertifikato numerį.
- Išsaugokite sąskaitą ir PDF patikrinkite joje pateiktus pardavėjo rekvizitus.
PDF ir pasirinktų sąskaitų spausdinimas
Paruoškite vieną sąskaitą arba pasirinktą dokumentų grupę atsisiųsti ir spausdinti.
Vienu pažymėjimu paruoškite kelias sąskaitas spausdinti arba atsisiųskite jų atskirus PDF ZIP archyve. Sistemos generuojamuose sąskaitų PDF taip pat pridedamas e-invoice.xml duomenų failas.
- Vienas arba keli dokumentai. Pasirinkite sąskaitas pagal savo darbo poreikį.
- Paruošti PDF. Atsisiųskite arba spausdinkite dokumentus su jų duomenimis.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sąskaitų sąraše parinkite laikotarpį bei filtrus ir pažymėkite reikiamus dokumentus.
- Keliems dokumentams spausdinti sąrašo apačioje paspauskite „Spausdinti“.
- Atskiriems PDF failams gauti pasirinkite „PDF“: ši grupinė komanda paruošia dokumentų ZIP archyvą.
- Atsisiųstus dokumentus peržiūrėkite; vienos sąskaitos PDF taip pat pasieksite per jos veiksmą „Atsisiųsti sąskaitą“.
06 · Pateikimas klientui
Pateikite PDF klientui patogiu būdu
Nuoroda atveria konkretaus dokumento peržiūrą. Kopijos QR leidžia tą patį PDF atsisiųsti telefonu.
Vieša PDF peržiūros nuoroda
Pasidalykite nuoroda, kuri gavėjui atveria konkrečios sąskaitos peržiūrą ir atsisiuntimą.
Paspauskite ir nukopijuokite
Tai papildomas būdas pateikti dokumentą klientui. Jeigu sąskaitoje aktyvi apmokėjimo nuoroda, gavėjas iš dokumento gali pereiti ir prie apmokėjimo.
- Peržiūra ir kopija. Gavėjas gali peržiūrėti sąskaitą ir atsisiųsti PDF.
- Apmokėjimo galimybė. Aktyvi dokumento mokėjimo nuoroda veda į partnerio puslapį.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sąskaitų sąraše išskleiskite išsaugotos pardavimo sąskaitos informaciją.
- Raskite lauką „Nuoroda į dokumentą“. Spustelėkite jo tekstą arba kopijavimo ikoną šalia lauko.
- Nukopijuotą nuorodą pateikite numatytam gavėjui; ji atveria dokumento peržiūrą ir leidžia gauti PDF.
- Jei norite pateikti ir apmokėjimą, prieš dalydamiesi patikrinkite atskiro mokėjimų partnerio aktyvavimą bei mygtuko rodymo vietą.
QR kodas sąskaitos kopijai
Nuskenavęs dokumento QR kodą gavėjas pasiekia skaitmeninę sąskaitos kopiją.
Dokumentokopijos QR
Kopijos kodą įjunkite veiklos sąskaitų nustatymuose. Šis kodas skirtas PDF gauti; norint priimti mokėjimą naudojamas atskirai įjungiamas partnerio mokėjimo QR kodas.
- Kopija telefone. Dokumento atsisiuntimo kodas atveria PDF kopiją.
- Atskiras mokėjimo nustatymas. „Skanuok ir apmokėk“ įjungiamas Montonio, MakeCommerce ar NeoPay modulyje.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sąskaitų puslapyje atverkite veiklos „Nustatymai“ ir skirtuką „Sąskaitos“.
- Raskite „Rodyti sąskaitoje sąskaitos atsisiuntimo BAR kodą“ ir įjunkite kopijos kodą.
- Išsaugokite nustatymus, atsisiųskite sąskaitos PDF ir nuskenuokite jame esantį kodą, kad patikrintumėte dokumento kopijos atvėrimą.
- Jei reikia apmokėjimo kodo, atverkite partnerio modulį ir ten įjunkite „QR apmokėjimo kodą (skanuok ir apmokėk)“.
07 · Dokumentų valdymas
Dokumentų istorija, eksportas ir paieška
Perkelkite ankstesnius dokumentus, išsaugokite kopijas arba analizei reikalingus duomenis ir susiraskite konkrečios grupės sąskaitas.
Istorijos perkėlimas iš kitų sistemų
Pereidami į Saskaitos.lt perkelkite ankstesnių sąskaitų istoriją iš palaikomos sistemos.
eksportas.xlsx
Iki 10 failų po 10 MB
Originalios stulpelių antraštės
Perkelkite istorinius dokumentus iš palaikomo XLSX eksporto, pavyzdžiui, Saskaita123.lt, Invoice.lt ar Saskaitos.lt. Sistema pagal stulpelių antraštes atpažįsta šaltinį; tada pasirinkite pardavimo ar pirkimo tipą ir patvirtinkite importą.
- Palaikomas XLSX eksportas. Nekeiskite originalių antraščių. Galima įkelti iki 10 failų po 10 MB; vien failo plėtinio nepakanka.
- Importą patvirtinate jūs. Įkeltų dokumentų sąraše patikrinkite atpažintą šaltinį, parinkite dokumentų tipą ir paspauskite „Įkelti sąskaitas“.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Ankstesnėje sistemoje eksportuokite sąskaitas XLSX formatu. Išsaugokite originalias stulpelių antraštes ir tvarką.
- Pasirinkite veiklą, atverkite „Sąskaitos → Nustatymai → Įkelti sąskaitas“ ir įkelkite failą. Įkėlimo sritis leidžia iki 10 XLSX failų po 10 MB.
- Sąraše „Įkelti dokumentai“ patikrinkite automatiškai atpažintą šaltinį ir paspauskite „Įkelti … sąskaitas į sistemą“.
- Išskleistoje formoje „Pasirinkite tipą“ parinkite „Pardavimo sąskaitos“ arba „Pirkimo sąskaitos (sąnaudos)“ ir paspauskite „Įkelti sąskaitas“.
- Po importo sutikrinkite sąskaitų numerius, datas, klientus ir sumas. Jei rodoma „Šis dokumentas neatpažintas, todėl negalite įkelti“, patikrinkite, ar tai originalus palaikomo eksporto XLSX failas.
PDF ir CSV eksportas
Atsisiųskite sąskaitas dokumentų saugojimui arba duomenų analizei.
CSVCSV eksportas pateikia sąskaitų duomenis, o detalus CSV – ir jų prekių ar paslaugų eilutes. Apmokėjimo laukuose matomi susietų mokėjimų būdai, sąskaitos apmokėjimo data bei bendra apmokėta suma. PDF grupė atsisiunčiama ZIP archyve.
- Du CSV variantai. „CSV“ rinkitės dokumentų suvestinei, „CSV (detalus)“ – kai reikia ir sąskaitos eilučių.
- Apmokėjimo suvestinė. Eksporte sutikrinkite mokėjimo būdų sąrašą, apmokėjimo datą ir bendrą sąskaitai priskirtą sumą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Filtruokite sąrašą pagal dokumentų laikotarpį, tipą ar paiešką ir pažymėkite reikiamas sąskaitas.
- Pasirinkite „CSV“ sąskaitų duomenims arba „CSV (detalus)“ duomenims su prekių ir paslaugų eilutėmis.
- PDF dokumentų grupei pasirinkite „PDF“ ir atsisiųskite ZIP archyvą.
- CSV faile patikrinkite dokumentų numerius, sumas ir laukus payment_method, payment_date bei payment_amount; tai sąskaitos apmokėjimo suvestinė.
Žymos ir sąrašo filtrai
Suskirstykite sąskaitas pagal projektą, darbų grupę ar kitą jums svarbų požymį.
Sąskaitai priskirta žyma tampa paieškos filtru. Pasirinkę ją sąraše matysite tos grupės dokumentus, todėl reikiamas sąskaitas rasite greičiau.
- Jūsų darbo grupės. Priskirkite dokumentui tinkamą žymą.
- Trumpesnis sąrašas. Filtre pasirinkite žymą ir peržiūrėkite jos dokumentus.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Atverkite naują ar redaguojamą sąskaitą ir laukelyje „Žymos“ įrašykite norimus pavadinimus, atskirdami juos kableliais.
- Išsaugokite sąskaitą, kad žymos būtų jai priskirtos.
- Sąskaitų sąrašo lauke „Paieškos raktiniai žodžiai“ įveskite arba iš pasiūlymų pasirinkite žymą.
- Prireikus apribokite laikotarpį, „Visos būklės“ ar „Visi tipai“ filtrą; išvalę paiešką vėl matysite platesnį sąrašą.
08 · Kasdienis darbas
Patogus darbas ten, kur esate
Telefono naršyklėje pasiekiami tie patys pagrindiniai duomenys, o šviesią ar tamsią aplinką pasirenkate pagal savo įpročius.
Mobili versija
Sąskaitas ir kitus pagrindinius veiklos duomenis pasiekite telefono ar planšetės naršyklėje.
Mažesniam ekranui pritaikyti pagrindiniai sąskaitų, klientų, mokėjimų ir dokumentų veiksmai. Galite tęsti kasdienį darbą ir tada, kai nesate prie kompiuterio.
- Tie patys veiklos duomenys. Prisijunkite prie savo paskyros mobiliojoje naršyklėje.
- Pagrindinės skiltys. Atverkite sąskaitas, klientus, mokėjimus ar dokumentus pagal atliekamą užduotį.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Naršyklėje atverkite Saskaitos.lt ir prisijunkite prie savitarnos tuo pačiu prisijungimu.
- Pasirinkite veiklą ir meniu atverkite „Sąskaitos“, „Klientai“ arba „Mokėjimai“.
- Naujai sąskaitai paspauskite „Pridėti sąskaitą“, pasirinkite klientą ir įrašykite eilutes taip pat kaip kompiuteryje.
- Prieš išsaugodami peržiūrėkite sumas; dokumento PDF ir siuntimą pasieksite sąskaitos veiksmuose.
Šviesi ir tamsi tema
Pasirinkite darbo aplinkai patogesnį savitarnos spalvinį vaizdą.
Temos jungikliu perjunkite šviesią ir tamsią išvaizdą pagal aplinkos apšvietimą bei savo įpročius. Dokumentų duomenis peržiūrėsite pasirinktoje spalvinėje aplinkoje.
- Šviesi tema. Šviesus savitarnos vaizdas kasdieniam darbui.
- Tamsi tema. Tamsus vaizdas, kai su juo jums patogiau skaityti.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Svetainės apačioje prie autorinių teisių eilutės raskite „Tema“ jungiklį.
- Pasirinkite šviesios arba tamsios temos mygtuką.
- Tęskite darbą: pasirinkimas išsaugomas šiame naršyklės įrenginyje ir taikomas kitą kartą atvėrus puslapį.
Sąskaita klientui greičiau ir tvarkingiau
Rekvizitai, dokumento paruošimas ir siuntimas – vienoje vietoje.