Sąskaitų nuskaitymas ir procesų automatizavimas
Sąskaitų ir čekių nuskaitymas, importas el. paštu ir pasikartojantys darbai – vienoje sistemoje.
DI ir automatizavimas
DI ir automatizavimasTegul pasikartojantį darbą
pradeda sistema.
DI paruošia gauto dokumento duomenis. Išsaugotos taisyklės padeda kartoti sąskaitas ir perduoti praėjusio mėnesio dokumentus buhalteriui.
Automatika turi aiškias sąlygas: patikrinkite nuskaitymo rezultatą, pasirinkite periodinės taisyklės tipą, o DI rekomendaciją dėl mokėjimo patvirtinkite patys.
Failas tampa duomenimis
Rekvizitai, eilutės, nuolaidos, PVM ir sumos.
Taisyklė tampa nauju dokumentu
Pasirinktas tipas ir kartojimo laikotarpis išlieka.
Suvestinė pasiekia apskaitą
Pasirinktą dieną siunčiami praėjusio mėnesio dokumentai.
saskaita.pdf
Paruošta patikrinti
01 · Nuo failo iki įrašo
Nuskaitymas turi konkretų ir patikrinamą rezultatą
Iš pradžių įkelkite failą. Tuomet atskirai sutikrinkite dokumento šalis, prekių eilutes ir paruošto įrašo tipą.
PDF · JPG · PNG · XLS · XLSX
Iki 20 failų · iki 10 MB kiekvienas
Pavyzdiniai duomenys · funkcijos veikimo pavyzdys
DI nuskaitymas: nuo failo iki paruošto įrašoNAUJIENA
Iš gauto PDF ar čekio nuotraukos gaukite dokumento duomenis, kuriuos beliks sutikrinti.
Pasirinktos veiklos dokumentų įkėlimo lange pateikite PDF, JPG, PNG, XLS arba XLSX failus. DI nuskaito rekvizitus, eilutes, nuolaidas, PVM ir sumas, o apdorojimo metu sukuriamas dokumento įrašas. Sukurtą sąskaitą arba iš čekio paruoštas sąnaudas atverkite įkėlimo istorijoje ir sutikrinkite su originalu.
- Failai ir ribos. Vienu kartu galima įkelti iki 20 failų, po 10 MB kiekvieną. Failų įkėlimui taikomas paskyros mėnesio dokumentų limitas.
- Pirkimas ar pardavimas. Pardavimo failą kelkite iš sąskaitų, o pirkimo dokumentą ar čekį – iš sąnaudų skilties. Čekis negali būti naudojamas pardavimo sąskaitai sukurti.
- Rezultatas ir klaidos. „Įkėlimo istorija“ pateikia būseną, paaiškinimą ir sėkmingai sukurto įrašo nuorodą. Atpažintus duomenis patikrina naudotojas.
- Importuotos sąskaitos apmokėjimas. „Sąskaitos → Nustatymai → Sąskaitos“ įjunkite „Įkeliamos naujos sąskaitos žymimos NEAPMOKĖTA būkle“, jei importuotos sąskaitos turi likti neapmokėtos. Išjungus šią parinktį įrašoma visa apmokėta suma ir dokumento data. Čekiai importuojami kaip apmokėtos sąnaudos.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Pasirinkite veiklą. Pardavimo dokumentui atverkite „Sąskaitos → Iš failo“, pirkimo sąskaitai arba čekiui – „Sąnaudos → Iš failo“.
- Skiltyje „Įkelti“ užvilkite failus arba pasirinkite juos paspaudę įkėlimo sritį; vienu kartu – iki 20 failų, kiekvienas iki 10 MB.
- Atverkite „Įkėlimo istorija“. Palaukite apdorojimo ir paspauskite prie failo pateiktą sukurtos sąskaitos ar sąnaudų nuorodą.
- Sutikrinkite dokumento šalis, datą, numerį, eilutes, nuolaidas, PVM ir bendrą sumą. Jei rodoma klaida, perskaitykite jos paaiškinimą ir pateikite tinkamą dokumentą.
Automatinis rekvizitų atpažinimas
Pirkėjo ir pardavėjo rekvizitus peržiūrėkite jau užpildytoje formoje.
Įkėlę dokumentą atverkite jo rezultatą „Įkėlimo istorija“. DI nuskaitomi pirkėjo ir pardavėjo rekvizitai naudojami dokumentui bei klientui paruošti. Palyginkite įmonių pavadinimus, kodus, sąskaitos numerį ir datą su originalu; netikslumus pataisykite sukurto dokumento formoje.
- Dokumento šalys. Pirkėjas ir pardavėjas turi būti priskirti teisingai – nuo jų priklauso ir dokumento kryptis.
- Rekvizitų patikra. Sutikrinkite pavadinimą, įmonės ir PVM kodus, dokumento numerį bei datą, o ne vien bendrą sumą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Pasirinkite veiklą. Pardavimo dokumentui atverkite „Sąskaitos → Iš failo“, pirkimo sąskaitai arba čekiui – „Sąnaudos → Iš failo“.
- Įkelkite dokumentą, tada „Įkėlimo istorija“ atverkite sėkmingai sukurtą sąskaitą.
- Dokumento formoje patikrinkite pirkėją, pardavėją, numerį ir datą; pataisykite netikslumus ir išsaugokite.
Prekių eilutės ir sumos
DI padeda perkelti ne tik mokėtiną sumą, bet ir tai, iš ko ji susideda.
| Paslauga | Kiekis | Be PVM |
|---|---|---|
| Konsultacija | 1 | 100,00 € |
Nuskaitytas prekių ar paslaugų eilutes peržiūrėkite sukurto dokumento formoje. Sutikrinkite pavadinimus, kiekius, vieneto kainas, nuolaidas, PVM ir galutinę sumą. Pavyzdžiui, 100,00 € sumai be PVM pritaikius 10 % nuolaidą lieka 90,00 €, o su 21 % PVM – 108,90 €.
- Kiekviena eilutė. Palyginkite nuskaitytą pavadinimą, kiekį, kainą ir nuolaidą su originaliu dokumentu.
- Bendra suma. Patikrinkite PVM ir bendrą mokėtiną sumą. Radę neatitikimą pakoreguokite laukus ir išsaugokite dokumentą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Pasirinkite veiklą. Pardavimo dokumentui atverkite „Sąskaitos → Iš failo“, pirkimo sąskaitai arba čekiui – „Sąnaudos → Iš failo“.
- Įkelkite sąskaitą ir iš „Įkėlimo istorija“ atverkite sukurtą įrašą.
- Sulyginkite eilučių duomenis ir bendras sumas su originalu; prireikus pataisykite ir išsaugokite.
Sąskaitos ir sąnaudos
Sąskaita ir čekis paruošiami jiems tinkamam apskaitos įrašui.
Rankiniame įkėlime dokumento kryptį parenkate pasirinkę pardavimo sąskaitų arba sąnaudų įkėlimo vietą. Sąskaita tampa atitinkamu pirkimo ar pardavimo dokumentu, o nuskaitytas čekis – sąnaudomis. Jei čekis pateikiamas pardavimo dokumentams, jis atmetamas, todėl jį reikia įkelti iš sąnaudų skilties.
- Sąskaita. Pardavimui kelkite iš „Sąskaitos → Iš failo“, pirkimui – iš „Sąnaudos → Iš failo“.
- Čekis. Čekio nuskaitymą paleiskite iš sąnaudų įkėlimo; įkėlimo istorijoje atverkite paruoštas sąnaudas ir sutikrinkite duomenis.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Pasirinkite veiklą ir dokumentui tinkamą sąskaitų arba sąnaudų skiltį.
- Per „Iš failo“ įkelkite dokumentą ir „Įkėlimo istorija“ peržiūrėkite rezultatą.
- Patikrinkite sukurto įrašo tipą bei sumas. Pardavimams atmestą čekį kelkite iš sąnaudų.
02 · Importas el. paštu
Dokumentas pats suranda jūsų veiklą
Registruotas siuntėjo adresas atpažįsta paskyrą. Dokumento rekvizitai padeda parinkti veiklą bei dokumento tipą.
Siuntėjas – registruotas paskyros el. paštas
Pardavėjas: UAB Tiekėjas
PDF · PNG · JPG · JPEG
Iki 10 MB kiekvienas priedas
Parinkta pagal dokumentąPavyzdiniai duomenys · funkcijos veikimo pavyzdys
Sąskaitų importas el. paštu ir veiklos parinkimasNAUJIENA
Siųskite dokumentus vienu būdu net tada, kai paskyroje tvarkote kelias įmones.
Sąskaitų PDF, PNG, JPG arba JPEG priedus siųskite adresu [email protected] iš el. pašto, kuriuo registruota jūsų aktyvi Saskaitos.lt paskyra. Sistema pagal dokumente esantį pirkėjo ar pardavėjo pavadinimą, įmonės, veiklos arba PVM kodą ieško vienos tinkamos pasiekiamos veiklos ir parenka pirkimo ar pardavimo tipą. Kiekvieno priedo rezultatą arba nepavykusio apdorojimo paaiškinimą gaunate lietuviškai atsakymo laiške, o sukurtą dokumentą atveriate įkėlimo istorijoje.
- Kur siųsti. Gavėjas – [email protected]. Siuntėjo adresas turi priklausyti vienai aktyviai paskyrai; paskyra turi turėti pasiekiamų veiklų.
- Kokius priedus pridėti. El. paštu priimami PDF, PNG, JPG ir JPEG dokumentų priedai iki 10 MB. XLS ir XLSX šiuo būdu nepriimami – juos kelkite prisijungę per „Iš failo“.
- Kai veikla neaiški. Jei dokumentas atitinka kelias veiklas ar abi sąskaitos puses arba neatitinka nė vienos veiklos, jis automatiškai nepriskiriamas. Prisijunkite, pasirinkite reikiamą veiklą ir įkelkite dokumentą iš failo.
- Importuotos sąskaitos apmokėjimas. „Sąskaitos → Nustatymai → Sąskaitos“ įjunkite „Įkeliamos naujos sąskaitos žymimos NEAPMOKĖTA būkle“, jei importuotos sąskaitos turi likti neapmokėtos. Išjungus šią parinktį įrašoma visa apmokėta suma ir dokumento data. Čekiai importuojami kaip apmokėtos sąnaudos.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sukurkite laišką adresu [email protected]. Siųskite iš savo aktyvios paskyros registruoto el. pašto.
- Pridėkite dokumentus kaip PDF, PNG, JPG arba JPEG priedus iki 10 MB kiekvieną ir išsiųskite laišką.
- Gautame atsakyme peržiūrėkite kiekvieno priedo apdorojimo rezultatą ar klaidos priežastį.
- Savitarnoje pasirinkite parinktą veiklą. Iš „Sąskaitos“ arba „Sąnaudos“ atverkite „Iš failo → Įkėlimo istorija“ ir sutikrinkite sukurtą dokumentą bei jo apmokėjimą.
- Jei veiklos parinkti nepavyko, įkelkite failą prisijungę per aiškiai pasirinktą veiklą.
03 · Pasikartojantys veiksmai
Išsaugokite taisyklę ir supraskite jos ribas
Periodinis formavimas, mokėjimo atpažinimas ir mėnesio suvestinė sprendžia skirtingas kasdienes užduotis.
Periodinės sąskaitos
Nuomą, abonementą ar nuolatinę paslaugą paverskite pasikartojančia dokumento taisykle.
Atverkite periodinių sąskaitų sąrašą ir sukurkite naują periodinę sąskaitą. Nurodykite klientą, prekių ar paslaugų eilutes, dokumento tipą ir gavėją, o periodiškumo dalyje – pirmo išrašymo datą bei laiką, pabaigos datą ir kartojimą. Galiojančiu laikotarpiu sistema automatiškai formuoja naujus dokumentus pagal išsaugotą taisyklę.
- Kada formuoti. Laukai „Pirmą sąskaitą išrašyti“, „Pabaigos data“ ir „Periodiškumas“ nustato formavimo laiką. Galimi savaitės, mėnesio, dviejų mėnesių, ketvirčio, metų ir paskutinės mėnesio dienos variantai.
- Kokį dokumentą formuoti. „Periodinė išankstinė sąskaita“ kuria išankstines, o periodinė sąskaita faktūra – įprastas sąskaitas. Pasirinktas tipas išsaugomas.
- Ką patikrinti. Taisyklės gavėją ir pavyzdinį dokumentą patikrinkite prieš palikdami automatinį formavimą; sugeneruotus dokumentus peržiūrėkite sąraše.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Atverkite „Periodinės sąskaitos“ ir spauskite „Pridėti periodinę sąskaitą“.
- Užpildykite pavadinimą, klientą, dokumento tipą, eilutes ir gavėją.
- Nustatykite „Pirmą sąskaitą išrašyti“, „Pabaigos data“ ir „Periodiškumas“, tada išsaugokite.
- Jei sąskaitas reikia siųsti klientui automatiškai, pažymėkite „Išsiųsti šį dokumentą klientui el.paštu išsaugojus“, patikrinkite gavėjo adresą ir išsaugokite taisyklę.
- Prie taisyklės peržiūrėkite sugeneruotus dokumentus ir jų tipą.
Automatinis ir DI siūlomas mokėjimų susiejimas
Banko mokėjimą priskirkite tinkamai sąskaitai ir matykite tikrą jos likusią skolą.
Įkeltą ar iš banko gautą mokėjimą sistema gali priskirti atpažintai sąskaitai automatiškai. Jei mokėjimą sunkiau priskirti, atverkite jo formą ir sritį „Saskaitos LT DI rekomenduoja“. Palyginkite siūlomos sąskaitos klientą, datą, numerį, sumą ir būklę; tik tinkamą pasiūlymą patvirtinkite „Susieti su šia sąskaita“.
- Automatinis rezultatas. Atpažintai sąskaitai priskirta suma atnaujina apmokėjimą ir likusią skolą.
- Jūsų patvirtinimas. DI rekomendacija yra pasiūlymas. Jei jis netinka arba jo nėra, tinkamą dokumentą parinkite rankiniu „Susieti“ veiksmu.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Įkelkite išrašą arba gaukite banko operacijas ir peržiūrėkite jų susiejimą.
- Atverkite nesusietą mokėjimą, kuriam rodoma DI rekomendacija.
- Sutikrinkite kliento, dokumento ir sumos duomenis; spauskite „Susieti su šia sąskaita“ tik jei pasiūlymas tinka.
- Prie sąskaitos patikrinkite priskirtą sumą ir likusią skolą.
Mėnesio suvestinė buhalteriui
Praėjusio mėnesio sąskaitas perduokite apskaitai automatiškai pasirinktą mėnesio dieną.
pirkimai ir pardavimai
apskaitos el. paštu
Nuoroda galioja 5 dienas
Diena 1–31 · numatyta 10
Trumpesnį mėnesį 31 → paskutinė diena
Veiklos nustatymuose įrašykite „Apskaitos el.pašto adresas“ ir „Kurią mėn. dieną atsiųsti praėjusio mėn. sąskaitas“. Sistema pasirinktu adresu siunčia laišką su praėjusio mėnesio sąskaitų ZIP atsisiuntimo nuoroda. Nuoroda galioja 5 dienas nuo laiško gavimo; tai atskiras procesas nuo kiekvienos naujos sąskaitos kopijos siuntimo.
- Siuntimo diena. Galima įrašyti 1–31, numatyta 10. Jei pasirinktos dienos mėnesyje nėra, siuntimas vyksta paskutinę mėnesio dieną.
- Praėjusio mėnesio dokumentai. Apskaitai paruošiama praėjusio mėnesio sąskaitų ZIP nuoroda, o ne kiekvienas PDF atskiru priedu.
- Kopija iš karto. Varnelė „Apskaitos el. paštu siųsti visas išrašomas sąskaitas“ papildomai įjungia kiekvienos išrašomos sąskaitos kopiją.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Pasirinktos veiklos nustatymuose įrašykite „Apskaitos el.pašto adresas“.
- Lauke „Kurią mėn. dieną atsiųsti praėjusio mėn. sąskaitas“ nurodykite 1–31.
- Jei reikia kopijos iškart po išrašymo, atskirai pažymėkite „Apskaitos el. paštu siųsti visas išrašomas sąskaitas“ ir išsaugokite.
- Gavę mėnesio laišką spauskite „Atsisiųsti (ZIP)“ per 5 dienas.
Sąskaita klientui greičiau ir tvarkingiau
Rekvizitai, dokumento paruošimas ir siuntimas – vienoje vietoje.