Pasiūlymų, darbų aktų ir važtaraščių formavimas
Pasiūlymai, darbų aktai, važtaraščiai ir mokėjimo dokumentai – susieti su jūsų kasdieniu darbu.
Dokumentai pagal darbo eigą
Dokumentai pagal darbo eigąNuo pasiūlymo klientui iki dokumentų viename laiške.
Pasiūlymo duomenis panaudokite sąskaitai, jos informaciją – darbų aktui ar važtaraščiui.
Dokumento kopijoje pakeičiate tipą, patikrinate numeraciją bei eilutes ir išsaugote naują dokumentą. Pasiūlymo išsiuntimas savaime nėra automatinis sąskaitos išrašymas.
Pasiūlymas prieš pardavimą
Klientui pateikiate prekes, paslaugas, kiekius ir kainas.
Kopijuoti ir pakeisti tipą
Pasiūlymo kopijoje nustatote sąskaitos tipą ir patys išsaugote.
MB Pavyzdys
01 · Pasiūlymai
Pasiūlymas ir sąskaita – tie patys duomenys, atskiri dokumentai
Naudokite „Kopijuoti dokumentą“, pakeiskite lauką „Tipas“ ir patikrinkite naują dokumentą prieš išsaugodami.
MB Pavyzdys
Pavyzdiniai duomenys · funkcijos veikimo pavyzdys
Pavyzdiniai duomenys · funkcijos veikimo pavyzdysNuo pasiūlymo iki sąskaitos
Paruoškite pasiūlymą, o sutartus duomenis panaudokite sąskaitai.
Komerciniame pasiūlyme surašykite klientą, prekes ar paslaugas, kiekius ir kainas. Kai sutariate dėl pardavimo, pasiūlymo eilutės meniu spauskite „Kopijuoti dokumentą“. Atsivėrusioje formoje lauką „Tipas“ pakeiskite į „Išankstinė sąskaita“ arba sąskaitą faktūrą, sutikrinkite datą, seriją ir sumas, tada išsaugokite naują dokumentą. Pradinis pasiūlymas lieka sąraše.
- Pasiūlymas kaip pagrindas. Kopijuojant perkeliama kliento informacija ir dokumento eilutės.
- Tipą nustatote formoje. Pasiūlymo kopiją paverčiate pasirinkto tipo nauju dokumentu ir patys jį išsaugote.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- „Komerciniai pasiūlymai“ sąraše pasiūlymo eilutės meniu spauskite „Kopijuoti dokumentą“.
- Formos skirtuke „Sąskaita“ lauke „Tipas“ nurodykite „Išankstinė sąskaita“ arba sąskaitą faktūrą.
- Patikrinkite klientą, dokumento datą, seriją, numerį ir eilutes; išsaugokite naują dokumentą.
Komerciniai pasiūlymai
Prieš pardavimą pateikite klientui prekių, paslaugų ir kainų pasiūlymą.
| Paslauga | Kiekis | Kaina |
|---|---|---|
| Konsultacija | 1 | 100,00 € |
Skiltyje „Komerciniai pasiūlymai“ spauskite „Pridėti komercinį pasiūlymą“. Formos tipas jau parenkamas „Komercinis pasiūlymas“. Užpildykite seriją, numerį, datą, pasirinkite arba sukurkite klientą ir įveskite prekių ar paslaugų eilutes su kiekiais bei kainomis. Išsaugotą dokumentą galite atsisiųsti PDF; esamo dokumento kopiją taip pat galima pakeisti į komercinio pasiūlymo tipą.
- Prekės ir paslaugos. Eilutėse patikrinkite pavadinimą, kiekį, matą, kainą, PVM ir bendrą sumą.
- Atskiras dokumentas. Komercinis pasiūlymas saugomas dokumentų sąraše; pardavimo sąskaita ruošiama atskiru išsaugojimu.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Atverkite „Komerciniai pasiūlymai“ ir spauskite „Pridėti komercinį pasiūlymą“.
- Skirtuke „Sąskaita“ patikrinkite „Tipas: Komercinis pasiūlymas“, seriją, numerį, datą, klientą ir dokumento eilutes.
- Išsaugokite; dokumento eilutės meniu naudokite „Atsisiųsti dokumentą“ arba jo peržiūrą.
Sąskaitos kopija iš sutarto pasiūlymo
Sutartą pasiūlymą panaudokite sąskaitai, pakeisdami jo kopijos dokumento tipą.
MB Pavyzdys · Konsultacija
Po susitarimo su klientu iš komercinio pasiūlymo meniu naudokite „Kopijuoti dokumentą“. Naujos kopijos lauke „Tipas“ pasirinkite reikalingą sąskaitos tipą, patikrinkite perkeltą klientą ir eilutes, nurodykite datą bei numeraciją ir išsaugokite. Naują sąskaitą kuriate patys; pradinis pasiūlymas lieka sąraše.
- Kopija su pasiūlymo turiniu. Pradinio pasiūlymo nekeičiate; paruošiate kitą dokumentą su jo klientu ir eilutėmis.
- Pasirinktas sąskaitos tipas. Galite ruošti išankstinę sąskaitą arba sąskaitą faktūrą; išsaugoti turite patys.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sutarto pasiūlymo eilutės meniu spauskite „Kopijuoti dokumentą“.
- Skirtuke „Sąskaita“ lauke „Tipas“ pakeiskite „Komercinis pasiūlymas“ į reikalingą sąskaitos tipą.
- Patikrinkite klientą, dokumento eilutes, seriją, numerį ir datą; išsaugokite atskirą naują dokumentą.
02 · Susiję dokumentai
Dokumentai, lydintys pardavimą ir pinigų operaciją
Atliktiems darbams, prekių gabenimui ir gryniesiems pinigams parinkite jų paskirtį atitinkantį dokumentą.
Darbų aktai
Sąskaitos duomenis panaudokite atliktiems darbams patvirtinti.
Esamos sąskaitos eilutės meniu spauskite „Kopijuoti sąskaitą“ ir formoje „Tipas“ pakeiskite į „Priėmimo - perdavimo aktas“ arba „Atliktų darbų aktas“. Taip išsaugote kliento ir darbų eilutes bei paruošiate atskirą dokumentą. Aktą galima pradėti ir dokumentų skiltyje nuo naujos formos. Prieš išsaugodami patikrinkite datą, numerį ir darbų aprašymą.
- Du aktų tipai. Priėmimo - perdavimo aktai ir darbų atlikimo aktai turi atskirus dokumentų sąrašus.
- Duomenys iš sąskaitos. Naudodami kopijavimą išsaugote sąskaitos turinį ir pakeičiate naujo dokumento tipą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Sąskaitos eilutės meniu spauskite „Kopijuoti sąskaitą“.
- Formos lauke „Tipas“ nurodykite „Priėmimo - perdavimo aktas“ arba „Atliktų darbų aktas“.
- Patikrinkite kliento ir darbų duomenis, seriją, numerį bei datą; išsaugokite ir peržiūrėkite atskirą PDF dokumentą.
Važtaraščiai
Pardavimo ir transportavimo duomenis tvarkykite prie tos pačios sąskaitos.
Sąskaitos eilutės meniu pasirinkus „Formuoti važtaraštį“ atveriama nauja važtaraščio forma su sąskaitos klientu ir prekėmis. Skirtuke „Važtaraštis“ patikrinkite seriją, numerį, datą, klientą ir prekių kiekius. Skirtuke „Transportas“ pildykite gabenimo duomenis: pakrovimo bei iškrovimo vietas ir laiką, vairuotoją, automobilį arba siuntų tarnybą ir siuntos kodą.
- Sąskaitos duomenys panaudojami. Klientą ir prekių eilutes gaunate iš pasirinktos sąskaitos.
- Gabenimą papildote formoje. Transporto laukus užpildote pagal realią siuntą ir tada išsaugote važtaraštį.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Prie sąskaitos atverkite eilutės meniu ir spauskite „Formuoti važtaraštį“.
- Skirtuke „Važtaraštis“ sutikrinkite seriją, numerį, datą, klientą ir prekių eilutes; „Transportas“ užpildykite gabenimo informaciją.
- Išsaugokite; važtaraštį rasite „Sąskaitos → Važtaraščiai“, kur galima paruošti ir naują dokumentą.
Pinigų kvitai ir kasos orderiai
Trumpesnėje formoje užfiksuokite grynųjų pinigų gavimą arba išmokėjimą.
PPK / KPOPinigų gavimas
KIOPinigų išmokėjimasSkiltyje „Kvitai“ spauskite „Pridėti naują kvitą“. Lauke „Tipas“ nurodykite „Pinigų priėmimo kvitas“, „Kasos pajamų orderis“ arba „Kasos išlaidų orderis“. Užpildykite „Mokėjimo diena“, „Suma“, valiutą, seriją bei numerį; grynųjų dokumentui taip pat pateikiami „Mokėjimo paskirtis“ ir „Asmens vardas, pavardė“. Lauke „Suraskite sąskaitas“ dokumentą galite susieti su sąskaita.
- PPK ir KPO – gavimas. Sistema šiuos tipus išsaugo kaip gaunamą mokėjimą.
- KIO – išmokėjimas. Kasos išlaidų orderis išsaugomas kaip išmokėjimas. Išsaugotą dokumentą galima atsisiųsti PDF.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Atverkite „Kvitai“ ir spauskite „Pridėti naują kvitą“.
- „Tipas“ sąraše nurodykite PPK, KPO arba KIO; užpildykite mokėjimo dieną, sumą, valiutą, seriją, numerį ir grynųjų dokumento duomenis.
- Jei reikia ryšio su sąskaita, „Suraskite sąskaitas“ lauke raskite ją pagal numerį ar klientą ir pasirinkite pasiūlytą rezultatą; išsaugokite.
03 · Pateikimas klientui
Viename laiške – sąskaita ir susietų kvitų PDF
Patikrinkite sąskaitos gavėją ir aktyvų ryšį su kvitais. Susietų PPK, KPO ir KIO PDF sistema prideda automatiškai.
SF000125.pdfAktyvus PPK ryšys su SF000125 – PDF pridedamas automatiškai. Vien kvito buvimo sąraše nepakanka.
Pavyzdiniai duomenys · funkcijos veikimo pavyzdys
Papildomi dokumentai sąskaitos laiške
Klientui pateikite sąskaitą ir su ja susijusius dokumentus vienu laišku.
Sąskaitos el. pašto siuntimo metu sistema automatiškai prideda aktyviai su ta sąskaita susietų PPK, KPO ir KIO PDF bei pačios sąskaitos PDF. Vien tokio kvito buvimo mokėjimų sąraše nepakanka – turi būti aktyvus susiejimas su siunčiama sąskaita toje pačioje veikloje. Kitus reikalingus failus tvarkykite sąskaitos „Dokumentai“ skirtuke.
- Susieti grynųjų dokumentai. PPK, KPO ir KIO PDF surenkami pagal ryšį su konkrečia sąskaita.
- Sąskaitos siuntimas. Siuntimo lange sutikrinkite gavėjo el. paštą ir tik tada išsiųskite dokumentą.
Kur rasti ir kaip naudotis?
- Prie sąskaitos įveskite arba susiekite reikiamą PPK, KPO ar KIO ir išsaugokite ryšį.
- Atverkite tos sąskaitos siuntimo el. paštu langą ir sutikrinkite gavėjo adresą.
- Išsiųskite: sąskaitos ir aktyviai susietų grynųjų dokumentų PDF sistema prideda automatiškai.
Sąskaita klientui greičiau ir tvarkingiau
Rekvizitai, dokumento paruošimas ir siuntimas – vienoje vietoje.