D.U.K

Saskaitos.lt akademija · Informacija tikrinta 2026-10-14 · Asociatyvi iliustracija sukurta DI

Automatizavimas prasideda nuo taisyklės, kada kurti sąskaitą

WooCommerce užsakymas, gautas mokėjimas ir sąskaita faktūra yra skirtingi įrašai. Tvarkinga integracija susieja juos taip, kad klientas gautų teisingą dokumentą, o apskaitoje neatsirastų dublių. Vien PDF priedas prie laiško dar neatsako į klausimą, ar dokumente teisingi rekvizitai, sumos ir PVM.

Prieš įjungdami automatinį išrašymą susitarkite, kuri užsakymo būsena bus pagrindas dokumentui, iš kur bus paimami pirkėjo duomenys ir kas tikrins nestandartinius atvejus. Šis gidas padės pasiruošti tiek mažai parduotuvei, tiek augančiam užsakymų srautui.

Saskaitos.lt WooCommerce integracija leidžia panaudoti parduotuvės užsakymo duomenis sąskaitai suformuoti. Nebereikia kiekvieno pirkėjo ir kiekvienos prekės iš naujo perrašyti į atskirą sąskaitų dokumentą. Ryšį paruošiate veiklos moduliuose, o sąskaitas toliau tvarkote Saskaitos.lt naršyklėje.

Šiame straipsnyje:

1. Kada išrašyti WooCommerce sąskaitą faktūrą?
2. Pirkėjo rekvizitai: ką surinkti parduotuvėje?
3. PVM, pristatymas ir nuolaidos: sutikrinkite vieną užsakymą
4. Kaip pasiruošti WooCommerce integracijai?
5. Kaip išvengti dvigubų sąskaitų ir netvarkingų grąžinimų?
6. Paleidimo patikra: penki naudingi scenarijai
7. Dažniausiai užduodami klausimai

Kada išrašyti WooCommerce sąskaitą faktūrą?

Užsakymo būsena pasako, kuriame pardavimo proceso etape jis yra. Oficialioje WooCommerce būsenų dokumentacijoje paaiškinami tokie etapai kaip Pending payment, Processing, Completed ir Refunded. Jų nelaikykite vienodais signalais.

Saskaitos.lt WooCommerce integracija formuoja sąskaitas užsakymų duomenų pagrindu per API. Prieš aktyvuodami pasitikrinkite, kokias būsenas apdoroja jūsų naudojama integracijos versija: nereikėtų automatiškai tikėtis sąskaitos vos gavus mokėjimą, jei importui reikalinga užbaigto užsakymo būsena.

Pirkėjo rekvizitai: ką surinkti parduotuvėje?

Sąskaitos duomenys turi atitikti tikrą pirkėją. Pristatymo adresas ir mokėtojo informacija ne visada sutampa. Ypač svarbu iš anksto nuspręsti, kaip klientas paprašys sąskaitos įmonei ir kur pateiks jos rekvizitus.

1. Pirkėjo vardas arba oficialus įmonės pavadinimas. Nesiremkite vien pristatymo gavėjo vardu, jei sąskaita turi būti išrašyta įmonei.
2. Adresas ir reikalingi kodai. Patikrinkite įmonės bei PVM kodo laukus. Laukas, kurį pridėjote parduotuvės įskiepiu, nebūtinai automatiškai perduodamas į sąskaitų sistemą.
3. El. pašto adresas. Nustatykite, kur siųsti dokumentą, ir peržiūrėkite pirmą realų PDF prieš įjungdami masinį siuntimą.
4. Užsakymo identifikatorius. Išlaikykite ryšį tarp užsakymo ir sąskaitos, kad vėliau galėtumėte surasti dokumentą pagal parduotuvės numerį.

Praktinis atvejis: klientas užsakymo komentare įrašo įmonės kodą, tačiau integracija komentarą perkelia tik į pastabą. Sąskaitos pirkėjo kodo laukas lieka tuščias. Tokiu atveju problema yra duomenų perdavimas, o ne šablono dizainas. Patikrinkite, kur integracija tikisi gauti kiekvieną lauką.

PVM, pristatymas ir nuolaidos: sutikrinkite vieną užsakymą

Prieš automatizuodami palyginkite parduotuvės užsakymą ir sukurtą sąskaitą eilutė po eilutės. Peržiūrėkite prekes, kiekį, nuolaidą, pristatymą, PVM ir galutinę sumą. Reikalavimus PVM sąskaitai pasitikrinkite VMI rekvizitų paaiškinime.

Šiame pavyzdyje nuolaida jau įskaičiuota į 90 € prekės vertę. Jei perkeliant užsakymą ją pritaikysite dar kartą, sąskaitos suma nebesutaps su apmokėjimu. Jei pristatymo eilutę pamiršite, dokumente trūks 6,05 € su PVM.

Kai prekėms taikomi skirtingi tarifai, vyksta užsienio pardavimai ar naudojama speciali PVM tvarka, vieno tarifo pavyzdys netinka. Integracijos techninis sujungimas pats nenustato, koks apmokestinimas teisėtai taikomas jūsų sandoriui.

Kaip pasiruošti WooCommerce integracijai?

1. Sutvarkykite sąskaitų sistemos duomenis. Patikrinkite veiklos rekvizitus, naudojamą dokumento šabloną, numeraciją ir mokestinius nustatymus.
2. Sukurkite parduotuvės API raktus. WooCommerce instrukcija nurodo kelią Settings → Advanced → REST API. Raktai susieti su pasirinktu naudotoju ir turi nustatytas prieigos teises.
3. Įveskite ryšio duomenis integracijoje. Naudokite parduotuvės adresą, Consumer Key ir Consumer Secret. Raktus laikykite kaip prisijungimo duomenis – jų nereikia rašyti sąskaitoje ar siųsti klientui.
4. Pasirinkite pradžios datą ir numeraciją. Įvertinkite, kuriems ankstesniems užsakymams dokumentai jau išrašyti kitur.
5. Patikrinkite pirmus dokumentus. Pradėkite nuo kelių aiškių atvejų, sulyginkite rekvizitus, sumas ir dokumento tipą. Tik tada plėskite automatizavimą.

API raktų kūrimą ir teisių skirtumus aprašo oficiali WooCommerce instrukcija. Užsakymų skaitymui skirtam ryšiui rinkitės reikalingą prieigos lygį pagal konkrečios integracijos reikalavimus. Saskaitos.lt WooCommerce modulį rasite veiklos modulių nustatymuose; aktyvavimo metu patikrinkite ryšį ir pasirinktas dokumentų siuntimo parinktis.

Kaip išvengti dvigubų sąskaitų ir netvarkingų grąžinimų?

Vienam pardavimui turi būti aiškus dokumentų kūrimo kelias. Jei sąskaitą klientui jau išrašo vienas įskiepis, o antra sistema sukuria kitą numerį tam pačiam užsakymui, apskaitoje atsiranda painiava. Prieš paleidimą sutarkite, kuri sistema suteikia sąskaitos numerį ir kuri siunčia dokumentą.

Saskaitos.lt integracija susieja sukurtą dokumentą su WooCommerce užsakymo identifikatoriumi. Tai padeda atpažinti anksčiau importuotą užsakymą, tačiau neaptinka visų sąskaitų, kurias tam pačiam pardavimui galėjote išrašyti kitoje programoje. Pradžios data ir ankstesnių dokumentų sutikrinimas išlieka svarbūs.

Grąžinimus patikrinkite atskirai: ar grąžinama visa suma, ar tik viena prekė, ar jau yra pirminė sąskaita, ir kokio dokumento reikia apskaitai. Nesiremkite prielaida, kad vien būsena Refunded automatiškai sukurs visais atvejais tinkamą kreditinę. Oficialioje WooCommerce grąžinimų instrukcijoje atskiriami automatiniai ir rankiniai pinigų grąžinimo veiksmai.

Paleidimo patikra: penki naudingi scenarijai

1. Paprastas užsakymas be nuolaidos. Tikrinkite prekės aprašymą, sumą, numerį ir kliento el. paštą.
2. Užsakymas su kuponu ir pristatymu. Patikrinkite, ar nuolaida nepritaikyta du kartus ir pristatymo suma neprarasta.
3. Įmonės pirkimas. Patikrinkite, ar rekvizitai pateko į teisingus sąskaitos laukus.
4. Tas pats užsakymas po pakartotinio importo. Įsitikinkite, kad neatsirado antras aktyvus dokumentas tam pačiam pardavimui.
5. Visas ir dalinis grąžinimas. Atskirai sutikrinkite pinigų judėjimą, pirminę sąskaitą ir koregavimo dokumentą.

Jei vienu atveju suma ar duomenys nesutampa, pirmiausia nustatykite priežastį. Parduotuvės lauko pavadinimas, papildomas įskiepis, mokesčių nustatymas ir integracijos duomenų perdavimas gali turėti skirtingą poveikį.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar užsakymo numeris turi būti sąskaitos numeris?

Jie gali būti atskiri. Svarbu tvarkinga sąskaitų numeracija ir išlaikytas ryšys su užsakymu, kad galėtumėte abu įrašus surasti bei sutikrinti.

Kodėl apmokėtam užsakymui dar nėra sąskaitos?

Patikrinkite, ar jo būsena patenka į integracijos apdorojamus etapus, ar pasirinkta tinkama pradžios data, ar veikia ryšys ir ar dokumentas jau nebuvo sukurtas. Apmokėjimas ir importo sąlyga gali nesutapti.

Ar galima klientui siųsti sąskaitą anglų kalba?

Galite parinkti klientui suprantamą šabloną ir paruošti dvikalbį tekstą. Rekvizitų vertimus bei mokėjimo informaciją rasite sąskaitos faktūros anglų kalba pavyzdyje. Kalbos pasirinkimas nekeičia apmokestinimo taisyklių.

Šaltiniai ir taikymas

Informacija tikrinta 2026-10-14 pagal susietą WooCommerce dokumentaciją, VMI reikalavimus ir Saskaitos.lt integracijos aprašymą. Skaičiavimo bei paleidimo pavyzdžiai parengti akademijai. Konkrečios parduotuvės įskiepius, integracijos versiją ir nestandartinius mokesčių atvejus patikrinkite prieš automatizuodami visą srautą.

Toliau galite susieti dokumentų procesą su apskaita ir mokėjimais. Peržiūrėkite Saskaitos.lt integracijų žemėlapį ir atskirų platformų gidus.